Indien - bijvoorbeeld door een computercrash - tijdens het wegschrijven van een record naar een bestand een storing optreedt, kan het bestand beschadigd raken. Er kan o.a. een beschadiging aan de indexen (ook wel sleutels genoemd) van de bestanden optreden. Een index is een mechanisme in een bestand om diverse sorteringen van het bestand te verzorgen.
Het Q-programma beschikt over een functie om eventueel beschadigde indexen van de bestanden opnieuw aan te maken. Het opnieuw aanmaken van indexen wordt herindexeren genoemd, dit kan uiteraard slechts worden uitgevoerd door de beheerder van het programma. Er mogen tijdens het herindexeren geen andere gebruikers "in het programma aanwezig zijn".
Het Q-programma is ook op te starten mbv een /FIX parameter die bij de systeemcrash eventueel beschadigde databestanden kan repareren. U hebt hiervoor het programma TPSFIX.EXE nodig in de programmamap. Als u dat niet bezit kunt u via http://www.infoq.nl/utilities/ het bestand tpsfix.zip downloaden en dit - na unzippen - in de de programmamap installeren.
Maakt u voordat u TPSFIX.EXE gebruikt eerst een back-up van uw databestanden!
Om de functie te starten maakt u een snelkoppeling aan in de programmadiorectory met 'doel' Q:\ProgrammaQ\programmaq.exe /fix en 'beginnen in' Q:\ProgrammaQ. Hierbij is Q:\ProgrammaQ de (netwerk)drive en map waar het Q-programma is gelokaliseerd. programmaq.exe is het Q-programma dat u van Info/Q heeft aangeschaft.
Als u het programma met de /fix parameter hebt opgestart, krijgt u een scherm met diverse mogelijkheden. De Fix-mogelijkheid start het programma TPSFIX.EXE op. U kunt als het met de /fix parameter niet lukt TPSFIX.EXE ook ´handmatig starten´.
Het is belangrijk om dagelijks een back-up van uw gegevens te maken. Vraag een eventuele systeembeheer er naar of dit ook regelmatig gebeurd. Mocht een bestand om welke reden ook ernstig beschadigd raken en niet meer te repareren zijn, dan kunt u zonder al te veel gegevensverlies de back-up "terugzetten".
Herindexeren van bestanden in normaal niet nodig. Bestanden raken zelden beschadigd. Als uw bestanden wel regelmatig beschadigd raken, is het waarschijnlijk dat een PC in uw netwerk problemen heeft, bijvoorbeeld een slecht functionerende netwerkkaart.